O Município de Vila de Rei implementou há um ano, no início de maio de 2016, um novo sistema de gestão documental e de processos, no âmbito do seu processo de modernização administrativa. Segundo a autarquia, ao longo deste primeiro ano, o sistema de gestão documental registou 11 181 documentos de entrada (correspondência) e gerou 13 432 documentos criados pelos serviços camarários.
A adesão ao novo sistema de gestão documental possibilitou ainda a criação de uma plataforma de serviços online, que conta já com cerca de 130 inscritos, e a implementação do sistema de faturação eletrónica, lê-se na informação da autarquia.
Este serviço permite ainda desmaterializar toda a documentação, possibilitando a gestão global e eficaz dos processos, com o rápido acesso eletrónico a todos os conteúdos documentais (reduzindo custos com a desmaterialização dos suportes físicos tradicionais).
O município reconhece, na mesma informação, que deu um significativo salto qualitativo na prestação de serviços ao cidadão, através do aumento da rapidez da comunicação interna (com maior segurança e fiabilidade na tramitação dos documentos nos serviços camarários), da promoção da eficiência dos serviços prestados e da consequente redução dos custos de contexto, pode ler-se.
Interessante a matéria, entretanto devemos ter algumas ressalvas acerca de algumas informações trazidas pela autora.
Gostaria de citar dois pontos:
1) A redução de custos com a “desmaterialização dos suportes”; e
2) Maior segurança e fiabilidade na tramitação de documentos.
Esses dois temas são amplamente discutidos nos estudos de Arquivologia e os vemos com bastante cuidado já que muitas vezes podem significar perigosas armadilhas quando o projeto não considera todas as possibilidades a médio e longo prazo no que se refere à conversão de suportes.
“Reduzir custos”. Esse termo faz reluzir cifrões nos olhos dos gestores de negócios, ele é capaz de fazer com que projetos de toda espécie sejam aprovados e postos em prática, porém, durante a execução das tarefas e até mesmo ao se buscarem os resultados, se percebe que em lugar de corte de gastos, o projeto trouxe novas e em muitos casos, até maiores despesas. Outro detalhe que a maioria dos projetos costumam não contemplar é o da “Reprodução de Documentos”. Esse tema deve ser considerado e cuidadosamente observado visto que quando o documento está em formato digital, o usuário da informação tende sempre a realizar impressões desnecessárias, gerando altos volumes cópias físicas de documentos digitais em que colaboradores desavisados podem confundir com documentos originais autênticos e incluí-los no acervo físico, gerando outra montanha de papéis e gastos. Outro detalhe importante na “desmaterialização de suporte” em relação a custos, é a aquisição e atualização da infra-estrutura de TI. Devemos levar em conta esse detalhe e não nos esquecermos da obsolescência dos softwares e conversão de formatos para os mais atuais, isso é uma realidade e deve ser, também, considerada.
Segurança digital. Esse é um assunto que ainda nem mesmo os maiores experts em TI conseguiram resolver. Um sistema de gestão eletrônica de documentos invariavelmente funciona através de uma rede intra e/ou internet. Existe uma máxima em TI que diz que “Não existe 100% de segurança na Internet”, logo a afirmação precisa ser dita com observância dos fatores de segurança digital apresentados pela literatura da área.
Enfim, um bom sistema de gestão documental pode sim, ser mais barato, até certo ponto seguro, mas nunca 100%, porém, o projeto de implantação deve considerar todos esses fatores relevantes para que depois de um prazo considerável relativamente à vigência dos documentos correntes e em respeito àqueles de caráter permanente, não se revele financeiramente dispendioso e signifique um hiato informacional pela perda de dados e informações produzidas e mantidas pelas instituições que resolverem utilizar um sistema de gestão de documentos eletrônicos digitalizados e/ou nato-digitais.